Posiedzenia władz w okresie pandemii

Czerwiec to miesiąc, w którym odbywają się nie tylko zgromadzenia wspólników czy walne zgromadzenia w spółkach kapitałowych, ale także posiedzenia władz fundacji, których celem jest zatwierdzenie lub zaopiniowanie rocznych sprawozdań. Okres pandemii spowodował możliwość skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej zarówno co do możliwości odbycia posiedzeń jak i głosowania przez władze fundacji zarówno na posiedzeniach jak i poza nimi. O szczegółach mówi Sylwia Zarzycka – radca prawny.

Zgodnie z treścią art.16 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U z dnia 17 kwietnia 2020, poz. 695): „W ustawie z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz.U. z 2018, poz.1491) w art.5 po ust.1 dodaje się udt.1a i 1b w brzmieniu:

1a. Do korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w głosowaniu władz fundacji stosuje się odpowiednio przepisy art.10 ust. 1a-1d ustawy – Prawo o stowarzyszeniach.

1b. Rozwiązania, o których mowa w ust.1a, stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie o zapobieganiu oraz zwalczeniu zakażeń i chorób zakaźnych.”

Ustawa z 16 kwietnia 2020 roku w zakresie możliwości odbywania posiedzeń i głosowania władz fundacji odsyła do art. 10 ust.1a – 1d Prawa o stowarzyszeniach w sytuacji gdy wprowadzony został stan zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, które stanowią:

1a.Jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

1b. Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.

1c.Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach władzy stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:

1) transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad;

3) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

1d.Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może podlegać odmiennym uregulowaniom w tym ograniczeniom w statucie stowarzyszenia. Statut stowarzyszenia może też wprost wyłączyć możliwość stosowania powyższych przepisów w stowarzyszeniu.

Z powyższych przepisów jednoznacznie więc wynika, że:

1. w okresie stanu epidemii wirusa SARS-CoV-2 władze fundacji mogą odbywać posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
2. o możliwości udziału w posiedzeniu władz fundacji przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej informuje się członków władz w zawiadomieniu o posiedzeniu;
3. zawiadomienie powinno zawierać także dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu;
4. aby prawo głosu podczas posiedzenia władz fundacji przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogło zostać skutecznie wykonane muszą być spełnione co najmniej następujące przesłanki: transmisja obrad posiedzenia musi następować w czasie rzeczywistym przy zapewnieniu dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władz fundacji może wypowiadać się w toku obrad; głosowanie może odbywać się osobiście lub przez pełnomocnika;
5. statut fundacji nie wyłącza ani nie ogranicza możliwości wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na i poza posiedzeniami;
6. głosowanie poza posiedzeniami władz fundacji może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jeżeli członkowie władz fundaci wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej.

W związku z powyższymi przepisami posiedzenia władz fundacji mogą odbywać się np. poprzez komunikator zoom bądź inny, w którym będzie możliwość transmisji obrad i komunikacji w czasie rzeczywistym.