Sposób zwołania zwyczajnego walnego zgromadzenia spółki akcyjnej

Rozpoczyna się czas zwyczajnych walnych zgromadzeń w spółkach akcyjnych oraz zwyczajnych zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Dziś na naszym blogu przypominamy w jaki sposób należy zwołać zwyczajne walne zgromadzenie w spółce akcyjnej – zarówno w publicznej, jak i niepublicznej, ponieważ sposób zwoływania zgromadzeń w tych spółkach jest nieco inny.

W spółce akcyjnej niepublicznej walne zgromadzenie zwołuje się:

1) poprzez ogłoszenie, które powinno być dokonane za pośrednictwem publikatora ogólnopolskiego, którym jest Monitor Sądowy i Gospodarczy co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia lub

2) za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Dzień wysłania listów lub przesyłek uważa się za dzień ogłoszenia lub

3) pocztą elektroniczną na adres akcjonariusza wskazany w rejestrze akcjonariuszy albo za pisemną zgodą akcjonariusza na inny wskazany przez niego adres poczty elektronicznej.

W ogłoszeniu o walnym zgromadzeniu lub zaproszeniu wysłanym do akcjonariusza listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną należy oznaczyć:

1) datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia;

2) szczegółowy porządek obrad;

3) w przypadku zaś zamierzonej zmiany statutu powołać należy dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian. Jeżeli jest to uzasadnione znacznym zakresem zamierzonych zmian, ogłoszenie może zawierać projekt nowego tekstu jednolitego statutu wraz z wyliczeniem nowych lub zmienionych postanowień statutu.

W przypadku spółki publicznej, walne zgromadzenie akcjonariuszy zwołuje się przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej spółki oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących zgodnie z przepisami o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Ogłoszenie powinno być dokonane co najmniej na dwadzieścia sześć dni przed terminem walnego zgromadzenia.

Ogłoszenie o walnym zgromadzeniu spółki publicznej powinno zawierać co najmniej:

1) datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad;

2) precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu, w szczególności informacje o:

a) prawie akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad walnego zgromadzenia,

b) prawie akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia,

c) prawie akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas walnego zgromadzenia,

d) sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobie zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika,

e) możliwości i sposobie uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

f) sposobie wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

g) sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

h) prawie akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia;

3) dzień rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu,

4) informację, że prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami spółki w dniu rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu;

5) wskazanie, gdzie i w jaki sposób osoba uprawniona do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona walnemu zgromadzeniu, oraz projekty uchwał lub, jeżeli nie przewiduje się podejmowania uchwał, uwagi zarządu lub rady nadzorczej spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia;

6) wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące walnego zgromadzenia.

Sylwia Zarzycka

radca prawny