ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIEZŁOŻENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

Spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym zobowiązane są w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego na sporządzenie sprawozdania finansowego. W przeważającej większości przypadków będzie to dzień 31 marca. Następnie sporządzone sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić przez właściwy organ danej spółki. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, tj. co do zasady 30 czerwca. Następnie, podmioty zobowiązane są do zamieszczenia dokumentów finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych do dnia 15 lipca. Jakie są konsekwencje niezłożenia dokumentów finansowych? O tym w poniższym artykule.

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierajacym podstawowe informacje finansowe o rocznej działalności danego podmiotu. Sporządzane jest na dzień zwany tzw. dniem bilansowym, który pozostaje ściśle powiązany z rokiem obrotowym podmiotu.
Co do zasady, w przeważającej większości przypadków będzie to dzień 31 grudnia.

Kto ma zatem obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych? Przede wszystkim podmioty, które muszą prowadzić ksiegi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości,
a także podmioty, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie
z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek sporządzania, a w konsekwencji również składania sprawozdań finansowych, spoczywa zatem przede wszystkim na spółkach kapitałowych oraz na niektórych społkach osobowych, a także na osobach fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Konstrukcja przepisów nie uzależnia objęcia obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych od formy prowadzenia działalności, ani jej wielkości, zakresu. Jedynym wyznacznikiem objęcia obowiązkiem jest funkcjonująca w danym podmiocie forma ewidencjonowania przychodów i kosztów.

Powstaje w związku z tym pytanie, kto nie musi sporządzać sprawozdań finansowych?
Niektóre spółki osobowe. Należy bowiem pamiętać, że w przypadku spółki jawnej oraz spółki partnerskiej, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2.000.000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych w art. 2 ust. 2 ustawy
o rachunkowości, nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, a podmioty takie w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, składają oświadczenie
o braku obowiązku sporządzenia oraz złożenia sprawozdania finansowego, które co do zasady składa się podobnie jak inne dokumenty finansowe, elektronicznie, za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych lub, w przypadku negatywnej weryfikacji przez system elektroniczny, do sądu rejestrowego, właściwego dla siedziby podmiotu.

Na kim konkretnie spoczywa obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego? Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na osobach pełniących funkcje zarządcze w danej organizacji, zwanych na gruncie Ustawy o rachunkowości kierownikami jednostki, stosownie do art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W praktyce osobami takimi będą członkowie zarządu (w przypadku spółek kapitałowych), wspólnicy
(w przypadku spółek jawnych, partnerskich czy cywilnych) jak również komplementariusze (w przypadku spółek komandytowej oraz komandytowo – akcyjnej). Należy przy tym pamiętać, że w przypadku prowadzenia w odniesieniu do danej jednostki postępowania likwidacyjnego, restrukturyzacyjnego lub upadłościowego obowiązki w omawianym zakresie przechodzą na odpowiednio likwidatora, zarządcę, syndyka.

Spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym zobowiązane są w terminie
3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego na sporządzenie sprawozdania finansowego. W przeważającej większości przypadków będzie to dzień 31 marca. Następnie sporządzone sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić przez właściwy organ danej spółki. W przypadku spółek osobowych – jawnej, partnerskiej oraz komandytowej będą
to wspólnicy, w spółce komandytowo – akcyjnej będzie to walne zgromadzenie wspólników. W odniesieniu do spółek kapitałowych organem właściwym do zatwierdzania sprawozdań finansowych jest odpowiednio walne zgromadzenie wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz walne zgromadzenie akcjonariuszy (w spółce akcyjnej oraz prostej spółce akcyjnej). W przypadku innych podmiotów zobowiązanych do zatwierdzenia sprawozdania finansowego, dokument ten zatwierdza np. walne zgromadzenie członków w przypadku spółdzielni czy właściciel działalności w przypadku jednoosobowej działalności  gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, tj. co do zasady 30 czerwca. Następnie, podmioty zobowiązane są do zamieszczenia dokumentów finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych do dnia 15 lipca.

W tym miejscu poczynić należy ważne zastrzeżenie. Poza sprawozdaniem finansowym, podmioty zobowiązane do jego sporządzenia i złożenia muszą również przygotować inne dokumenty, które łącznie ze sprawozdaniem finansowym tworzą katalog dokumentów finansowych składanych do Repozytorium dokumentów finansowych. Są to sprawozdanie z działalności, opinia biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego oraz w niektórych przypadkach również sprawozdanie
z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, sprawozdanie z działalności jednostki dominującej czy skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższe dokumenty nie mają narzuconego formatu, ale dla większości z nich obowiązkowa pozostaje forma elektroniczna, umożliwiająca ich zapisanie i odczytanie za pomocą programu komputerowego, jak również opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Do zgłoszenia dokumentów finansowych do Repozytorium dokumentów finansowych dołączyć należy również uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, o zatwierdzeniu sprawozdania z działalności oraz o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty. Wskazane powyżej uchwały nie muszą mieć formy elektronicznej analogicznej do innych dokumentów finansowych i mogą być np. skanami.

W praktyce zatem obowiązki w zakresie sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego sprowadzają się do sporządzenia i zatwierdzenia również innych dokumentów finansowych, a także zamieszczenia dokumentów dodatkowych takich jak np. uchwały
o przeznaczeniu zysku/pokryciu straty.

W przeważającej większości przypadków złożenie sprawozdania, czy szerzej dokumentów finansowych jest bezpłatne i odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych. Taka forma zgłoszenia dostępna jest dla wszystkich podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, pod warunkiem dokonania zgłoszenia przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL również jest ujawniony  w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgłoszenie w opisanym trybie może zostać również dokonane przez profesjonalnego pełnomocnika. Repozytorium Dokumentów Finansowych nie wymaga przy tym załączania osobnego dokumentu pełnomocnictwa udzielonego profesjonalnemu pełnomocnikowi do zgłoszenia dokumentów finansowych. Wystarczającym jest elektroniczne złożenie przez profesjonalnego pełnomocnika stosownego oświadczenia o udzieleniu mu pełnomocnictwa.

W niektórych przypadkach koniecznym będzie odpłatne złożenie sprawozdania (dokumentów) finansowych, za pośrednictwem elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Taki tryb dotyczy osób, które będą zobowiązanymi do złożenia dokumentów finansowych (osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, prokurenci, syndycy, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym, likwidatorzey) nie posiadają numeru PESEL ujawnionego w Krajowym Rejestrze Sądowym. W praktyce, takie rozwiązanie dotyczy wyłącznie cudzoziemców, nieposiadających numeru PESEL.

Odpowiedzialność za naruszenie obowiazków związanych z raportowaniem dokumentów finansowych określona jest bardzo szeroko. W pierwszej kolejności na zobowiązanych do sporządzania sprawozdań finansowych osobach spoczywa odpowiedzialność karna wynikająca ustawy o rachunkowości, w art. 77 przewidująca za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdania finansowego karę grzywny, karę ograniczenia wolności lub obie kary łącznie, natomiast w art. 79 karę grzywny lub ograniczenia wolności za niezłożenie sprawozdania finansowego. Ponadto, zgodnie z art. 80b Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Poza odpowiedzialnością karną i karnoskarbową, w przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, rozwiązać spółkę i wykreślić ją z Krajowego Rejestru Sądowego lub ustanowić kuratora dla spółki. Opisane powyżej sankcje następują niejako kaskadowo. Pierwszym etapem jest wszczęcie przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego. Postępowanie przymuszające polega na wezwaniu spółki przez sąd rejestrowy do złożenia dokumentów finansowych w ciągu 7 dni od dnia otrzymania stosownego wezwania pod rygorem nałożenia grzywny.  W przypadku dwukrotnego niewykonania wezwania sądu rejestrowego do wykonania obowiązków związanych ze złożeniem dokumentów finansowych lub niezłożenia rocznych sprawozdań finansowych przez 2 kolejne lata obrotowe, zgodnie z art. 25a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie dot. rozwiązania podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Sąd może również wyznaczyć kuratora dla spółki, która nie realizuje omawianych obowiązków.

Z punktu widzenia osób uprawnionych do reprezentacji danego podmiotu – wspólników, członków zarządu, rady dyrektorów, najistotniejsza będzie konstrukcja przepisów karnych ustawy o rachunkowości. Przepisy określają bowiem odpowiedzialność karną ściśle osób zobowiazanych do realizacji obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdań finansowych czy złożeniem sprawozdania finansowego.
W przypadku naruszenia ww. obowiązków, odpowiedzialności karnej nie podlegają osoby faktycznie przygotujące technicznie czy podpisujące sprawozdanie finansowe np. księgowy czy doradca podatkowy, lecz wyłącznie osoby zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego, czyli osoby w praktyce prowadzące bieżącą działalność operacyjną danego podmiotu. Ustalenie wystąpienia czynu wypełniającego znamiona omawianych przestępstw następuje często z urzędu, w wyniku działań organów podatkowych, które w przypadku ustalenia, że doszło do popełnienia przestępstwa niezwłocznie informują o tym sądy karne. Przestępstwa z art. 79 ustawy o rachunkowości mają charakter przestępstw formalnych, których realizacja następuje przez sam fakt niewykonania spoczywających na danej osobie obowiązków prawnych. Co jednak ważne, przestępstwa te mogą być dokonane jedynie umyślnie, zatem kluczowa jest świadomość osoby odpowiedzialnej o istnieniu obowiązków na niej spoczywających.

Pamiętać należy o możliwości uchylenia się od odpowiedzialności karnej przez osoby obowiązane w przypadku wykazania przez nie, że pozostawały w usprawiedliwionym błędzie w zakresie niespoczywania na nich obowiązków wynikających z ustawy. Taka sytuacja dotyczyć może spółek, których zakres działalności jest zerowy np. w praktyce nie osiągają żadnych przychodów czy nie ponoszą jakichkolwiek kosztów. W takim przypadku sąd może zastosować instytucję nadzwyczajnego złagodzenia kary.

Należy również pamiętać o tym, że konstrukcja przepisów w omawianym zakresie ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie przewiduje jakichkolwiek wyjątków lub zwolnień. W związku z powyższym nawet okoliczności obiektywnie stanowiące przejaw siły wyższej jak np. klęski żywiołowe czy awarie sieci energetycznej czy cybernetrycznej uniemożliwiający terminową realizację omawianych obowiązków, nie powoduje uchylenia obowiązków.

Podsumowując, osoby odpowiedzialne za bieżące funkcjonowanie podmiotów, powinny zachowywać szczególną ostrożność w zakresie prawidłowej realizacji spoczywających na nich obowiązków związanych z prowadzeniem, sporządzaniem, zatwierdzaniem czy też umieszczaniem we właściwych repozytoriach dokumentów finansowych. Niestety nawet drobne uchybienie może prowadzić do istotnych konsekwencji, tak dla samego podmiotu jak również dla osób, w praktyce odpowiedzialnych za jego bieżące funkcjonowanie.

Krzysztof Żołyński

adwokat