Kontrola pracy zdalnej w 2024 przez Państwową Inspekcje Pracy

7 kwietnia 2023 roku weszła w życie duża nowelizacja kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Przedsiębiorcy zobowiązani byli do wdrożenia w swoich firmach rozwiązań objętych nowelizacją. W tym roku PIP zapowiada 60 tys. kontroli w tym m.in. w zakresie pracy zdalnej. Głównym celem będzie weryfikacja praktycznego zastosowania przepisów dotyczących pracy zdalnej. Warto więc sprawdzić, czy w Państwa organizacjach zostały prawidłowo wdrożone zasady wykonywania pracy zdalnej.

Kontrole mają obejmować kwestie związane z organizacją pracy zdalnej, jak np.: zapewnienia pracownikom wykonującym pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, wypłatę ekwiwalentu albo ryczałtu w związku z wykorzystaniem przez pracowników własnych narzędzi i materiałów, spełnienie wymagań w zakresie BHP.

W tym artykule skupimy się na przepisach kodeksu pracy związanych z BHP w kontekście wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z treścią art.67³¹ §1 k.p. pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym kodeksu pracy (służba bezpieczeństwa i higieny pracy).

Warto pamiętać, że praca zdalna nie może obejmować prac:

1. szczególnie niebezpiecznych;
2. 2)    w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3. 3)    z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4. 4)    związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5. 5)    powodujących intensywne brudzenie.

SZKOLENIA BHP

1. Szkolenie wstępne.

Przy zawieraniu z nowym pracownikiem umowy o pracę, strony uzgadniają kwestie związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. W takim przypadku powinno być również przeprowadzone szkolenie wstępne w dziedzinie BHP. Osoba przyjmowana do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeszkolona w tym zakresie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik powinien potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

Szkolenia wstępne w dziedzinie BHP dotyczą więc osób, które zawierają umowę o pracę zdalną (przepis nie dotyczy więc pracowników, którzy zmieniają pracę typową na zdalną).

2. Szkolenia okresowe.

Pracownik ma obowiązek przechodzić także szkolenia okresowe, które są obowiązkowe.

SZCZEGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA ZDALNEGO W ZAKRESIE BHP

Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z drastycznym ograniczeniem możliwości wpływu pracodawcy na kontrolowanie sposobu wykonywania pracy przez pracownika, w związku z czym kodeks pracy nakłada na pracownika szereg obowiązków, które zwykle obciążają przełożonych lub inne osoby organizujące pracę:

1) Obowiązek informacyjny pracodawcy.

Aby wykonywanie obowiązków z zakresu BHP przez pracownika było realne, kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek informacyjny w zakresie doręczenia pracownikowi oceny ryzyka, ale także informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego, w postaci indywidualnej lub zbiorowej.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

1. 1)    zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2. 2)    zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3. 3)    czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4. 4)    zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

2) Potwierdzenie pracownika.

Obowiązkiem pracownika jest potwierdzenie (dokumentowe lub elektroniczne) zaznajomienia z obu tymi informacjami oraz zobowiązanie do ich przestrzegania. Brak owego potwierdzenia nie tylko nie pozwala na dopuszczenie pracownika do pracy, ale też podjęcie się przez pracownika pracy w takich warunkach będzie naruszeniem obowiązków pracowniczych. Dopuszczenie lub podjęcie pracy wymaga dodatkowo potwierdzenia przez pracownika, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Niewykonywanie wynikających z powyższych dokumentów obowiązków będzie ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych.

3) Właściwa organizacja stanowiska pracy zdalnej.

Pracownik ma obowiązek zorganizować stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.

4) Specyfika pracy zdalnej.

Zwykle ryzyka pracownika w związku z pracą zdalną będą się wiązały przede wszystkim z długotrwałą i wymuszoną pozycją pracy oraz obciążeniem dla wzroku. Zapobieganie powyższym ryzykom nie wymaga wiedzy specjalistycznej i w dominującej mierze zależy przede wszystkim od samego pracownika. Powyższe nie oznacza jednak, że na pracodawcy nie ciążą już żadne obowiązki. Po pierwsze, powinien on zapewnić pracownikom odpowiednią wiedzę oraz ją aktualizować. Po drugie, powinien reagować na znane mu przypadki naruszania obowiązków przez pracownika.

WYPADKI PRZY PRACY

Jeśli dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej zespół powypadkowy dokonuje oględzin miejsca wypadku w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

1. Termin oględzin miejsca wypadku.

Oględziny miejsca wypadku powinny odbyć się w terminie uzgodnionym przez pracownika i członków zespołu powypadkowego, co uwzględnia prywatny charakter miejsca, w którym często wykonywana jest praca zdalna przez pracownika (jego dom). Zaangażowanie pracownika w wybór terminu takich oględzin daje mu czas na ewentualne podjęcie działań w taki sposób, by oględziny były jak najmniej uciążliwe np. dla domowników. Warto jednak pamiętać, że termin oględzin powinien przypadać niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej (niezwłocznie, tj. bez nieuzasadnionej zwłoki, ale nie musi być natychmiast).

2. Zgoda na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku.

Przepis nie uzależnia podjęcia zadań przez zespół powypadkowy od oddzielnie wyrażonej zgody pracownika. Tym samym samo tylko zgłoszenie wypadku uzasadnia przeprowadzenie prac. Pracodawca ma prawo domniemać, że zgłoszenie (a zarazem zgoda) pracownika oznacza, że ma on prawo dysponować dostępem do miejsca wykonywania pracy.

autor: Sylwia Zarzycka- radca prawny