E-DORĘCZENIA DLA SPÓŁEK

Od dnia 1 kwietnia 2025 wszystkie podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą posiadać adres do e-Doręczeń. Jest to zatem równoznaczne z tym, że każda spółka prowadząca w Polsce działalność gospodarczą powinna taki adres posiadać. Jak wskazują dostępne źródła na dzień 31 marca 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń zrealizowało mniej niż 10% spółek.

Niskie zainteresowanie założeniem adresu do e-Doręczeń podyktowane jest zapewne tym, że ustawodawca nie przewidział sankcji za niedotrzymanie terminu do jego założenia. Nie ma jednak pewności, że kwestia potencjalnych sankcji nie ulegnie zmianie w przyszłości, gdyż najprawdopodobniej odwrotu od e-Doręczeń nie będzie.

Cyfryzacja procesów związanych ze sprawami urzędowymi dzieje się tu i teraz, i próżno oczekiwać, że coś będzie w stanie zatrzymać cyfrową rewolucję. Doskonałym przykładem tego, że jest to dobry kierunek jest elektroniczny KRS, który znacznie ułatwił załatwianie spraw rejestrowych, a także przyśpieszył ich rozpatrywanie. Zatem pomimo tego, że na dzień dzisiejszy ustawodawca nie wyciąga konsekwencji z tytułu nieposiadania skrzynki do e-Doręczeń, należy rekomendować jej założenie.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie. Usługa zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy oraz odbiorcy wiadomości, dzięki czemu wysłana w ten sposób wiadomość jest równoważna z pismem wysłanym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Co do zasady usługa jest bezpłatna, a korzystanie z niej jest podobne do korzystania ze zwykłej skrzynki e-mail.

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń obejmuje wiele podmiotów, w tym podmioty publiczne takie jak ZUS czy Urzędy Skarbowe, docelowo do roku 2029 z e-Doręczeń będą korzystać także jednostki samorządu terytorialnego. Funkcjonowanie systemu e-Doręczeń reguluje ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych.

Jak to działa?

Aby rozpocząć korzystanie z systemu e-Doręczeń wystarczy złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, a następnie aktywować skrzynkę. Cała procedura odbywa się on-line i wymaga posiadania podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego. Proces utworzenia adresu do e-Doręczeń i jego aktywacji może zrealizować także pełnomocnik, co stanowi dodatkowe udogodnienie dla osób, które nie chcą lub nie mają czasu zrobić tego samodzielnie. 

Korzyści korzystania z e-Doręczeń

Możliwość prowadzenia komunikacji elektronicznej ze skutkiem równoznacznym dla komunikacji prowadzonej w tradycyjnej formie pisemnej to niewątpliwie duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Co ważne możliwość wykorzystania e-Doręczeń nie ogranicza się tylko do kontaktu z urzędami, możliwe jest także komunikowanie się z innymi podmiotami np. z innymi firmami, chociaż aktualnie wysyłka wiadomości do innego podmiotu (niebędącego organem publicznym) jest odpłatna. Zatem zamiast wysyłać tradycyjny list polecony można wysłać wiadomość elektronicznie, a skuteczność takiego doręczenia będzie tożsama z doręczeniem dokonanym za pośrednictwem listu poleconego.

Należy nadmienić, że adres elektroniczny innego przedsiębiorcy, do którego chcemy wysłać wiadomość będzie widoczny w KRS i CEIDG, tak więc nie będzie problemów z identyfikacją podmiotu, który ma być odbiorcą wiadomości.

Kolizja z kontami założonymi na e-Urząd Skarbowy i ePUAP?

W najbliższym czasie konta na platformie e-Urząd Skarbowy nadal będą aktywne, podobnie będzie z ePuap, więc przez pewien okres czasu komunikacja z urzędami będzie mogła odbywać się dwutorowo. Docelowo jednak platformy e-Urząd Skarbowy i ePUAP zostaną zintegrowane z systemem e-Doręczeń.

Podsumowanie

Choć obecnie brak jest sankcji za niedopełnienie obowiązku założenia adresu do e-Doręczeń, nie warto odkładać tego na później. Najprawomocniej system ten na długie lata stanie się podstawowym kanałem komunikacji z administracją publiczną, a docelowo także z innymi podmiotami. To krok w stronę cyfryzacji, która już dziś usprawnia wiele procesów prawnych i administracyjnych. W interesie każdej spółki jest przygotowanie się do tych zmian zawczasu – zanim korespondencja elektroniczna stanie się jedyną dopuszczalną formą doręczeń.

Wojciech Kościuk

Radca prawny